Panduan Membeli Mesin Fotocopy yang Tepat

Mesin fotocopy adalah salah satu perangkat penting bagi kantor dan usaha yang sering berhubungan dengan dokumen. Baik untuk mencetak laporan, memperbanyak arsip, atau mendukung operasional bisnis percetakan.
Pemilihan mesin fotocopy yang tepat akan memengaruhi produktivitas dan efisiensi, Namun dengan banyaknya pilihan yang tersedia di pasaran, menentukan mesin fotocopy yang sesuai bisa menjadi tantangan. Sebelum membeli mesin fotocopy, penting untuk memahami kebutuhan spesifik kantor atau usaha Anda.

Berikut beberapa tips yang perlu Anda pertimbangkan:

Kenali Kebutuhan Anda
  • Frekuensi Pemakaian: Apakah mesin akan digunakan setiap hari atau hanya sesekali?
  • Volume Cetak: Berapa banyak dokumen yang akan difotokopi setiap harinya? (Misalnya, 500 lembar per hari atau lebih).
  • Fungsi Tambahan: Apakah Anda memerlukan mesin yang juga bisa mencetak, memindai, dan mengirim faks?
  • Ukuran Dokumen: Apakah Anda hanya membutuhkan ukuran A4 atau juga A3?

Contoh: Kantor kecil dengan kebutuhan harian rendah mungkin cukup dengan mesin fotocopy berukuran compact, sedangkan usaha fotocopy Centre memerlukan mesin berkapasitas besar yang tahan lama.

  • Harga mesin: Harga mesin fotocopy bervariasi tergantung pada merek, fitur, dan teknologi yang digunakan.
  • Biaya operasional: Pertimbangkan biaya tinta, toner, dan perawatan rutin.
  • Sistem sewa: Jika anggaran terbatas, Anda bisa mempertimbangkan sistem sewa.
  • Reputasi merek: Pilih merek yang sudah terkenal dengan kualitas dan layanan purna jual yang baik, seperti Canon, Fuji Xerox, Sharp
  • Garansi: Pastikan mesin dilengkapi dengan garansi resmi.
  • Konektivitas: Pilih mesin yang mudah dihubungkan dengan perangkat lain seperti komputer atau smartphone.
  • ADF (Automatic Document Feeder): Fitur ini memungkinkan Anda memindai atau menyalin dokumen secara otomatis.
  • Duplex: Fitur ini memungkinkan pencetakan pada kedua sisi kertas secara otomatis.
  • Layar sentuh: Layar sentuh memudahkan Anda dalam mengoperasikan mesin.
  • Penjual: Konsultasikan dengan penjual mengenai kebutuhan Anda dan minta rekomendasi mesin yang sesuai.
  • Teknisi: Jika Anda memiliki pertanyaan teknis, konsultasikan dengan teknisi.

FAQ

Pertanyaan yang sering ditanyakan, saat Memilih Mesin Fotokopi

Merk mesin fotocopy apa yang bagus dan tahan lama?

Beberapa merk terkenal yang sering direkomendasikan adalah Canon, Ricoh, Xerox, Toshiba, dan Sharp. Namun, pemilihan merk juga tergantung pada kebutuhan dan budget Anda.

Rutin membersihkan mesin, menggunakan kertas berkualitas, dan melakukan perawatan berkala oleh teknisi adalah beberapa cara untuk menjaga mesin fotokopi agar awet.

  • Membeli : Cocok jika Anda membutuhkan mesin dalam jangka waktu panjang dan ingin memiliki kendali penuh atas mesin.
  • Menyewa : Lebih fleksibel, biaya perawatan ditanggung penyedia jasa, dan Anda bisa mengganti mesin dengan model terbaru jika diperlukan.

Biaya operasional meliputi biaya kertas, toner, dan perawatan.

Pilih toner original atau toner kompatibel yang sesuai dengan merk dan model mesin fotokopi Anda.

Hubungi teknisi servis untuk melakukan perbaikan. Sampaikan dengan jelas jenis kerusakan : Hasil print kurang jelas/ burang/ kabur, Kertas macet-macet dll

sales-wanita

Garansi dan Layanan Purna Jual

Saat membeli mesin fotocopy, garansi dan layanan purna jual adalah dua faktor utama yang sering kali menentukan kepuasan jangka panjang Anda. 

Baca juga : Syarat ketentuan garansi purna jual
Garansi Purna Jual Mesin Fotocopy

Hal lain yang Harus Diperhatikan:

pada Panduan Membeli Mesin Fotocopy yang tepat ini

Garansi dan dukungan teknis adalah aspek penting yang sering diabaikan. Pastikan Anda memilih mesin fotocopy dengan:

  • Garansi Resmi: Minimal satu tahun untuk melindungi investasi Anda.
  • Layanan Teknis: Ketersediaan teknisi dan suku cadang di wilayah Anda.
  • Kontrak Perawatan: Beberapa penyedia menawarkan kontrak pemeliharaan rutin untuk menjaga performa mesin.

Pastikan mesin fotocopy sesuai dengan ruang yang tersedia di kantor atau tempat usaha Anda. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

  • Ukuran: Mesin fotocopy compact cocok untuk ruang kecil, sedangkan mesin besar biasanya diperlukan untuk volume tinggi.
  • Portabilitas: Jika Anda membutuhkan fleksibilitas, pilih mesin yang mudah dipindahkan.
  • Desain Ergonomis: Pilih desain yang memudahkan pengguna dalam mengoperasikan mesin.

Coba dengan Kertas Berbeda: Cetak pada berbagai jenis dan ketebalan kertas, seperti kertas biasa, kertas glossy, atau kertas tebal (karton). Mesin fotocopy Canon seharusnya mampu menyesuaikan hasil cetak sesuai dengan jenis kertas yang digunakan tanpa menurunkan kualitas.

Kapasitas dan kecepatan mesin adalah faktor penting yang harus dipertimbangkan, terutama jika Anda memiliki volume pekerjaan yang tinggi.

  • Kecepatan: Mesin fotocopy diukur dengan jumlah halaman per menit (pages per minute atau ppm). Pilih mesin dengan kecepatan 20-40 ppm untuk kebutuhan kantor kecil, atau 50 ppm ke atas untuk usaha fotocopy.
  • Duty Cycle: Periksa kapasitas maksimum yang dapat ditangani mesin dalam satu bulan (duty cycle). Pilih mesin yang kapasitasnya melebihi kebutuhan Anda agar lebih awet.

Contoh: Usaha fotocopy yang melayani pelanggan sepanjang hari membutuhkan mesin dengan kecepatan tinggi dan kapasitas besar untuk menghindari downtime.

Ada beberapa jenis mesin fotocopy yang dapat dipilih sesuai kebutuhan, seperti:

a. Analog

Mesin fotocopy analog adalah model dasar yang hanya memiliki fungsi fotokopi. Mesin ini biasanya lebih murah, tetapi fitur dan kecepatannya terbatas. Cocok untuk kantor kecil dengan kebutuhan sederhana.

b) Digital

Mesin fotocopy digital lebih modern dengan fitur tambahan seperti scanning, printing, dan koneksi ke komputer. Mesin ini memberikan hasil fotokopi yang lebih tajam dan efisien.

c) Multifungsi (All-in-One)

Mesin multifungsi menawarkan berbagai fitur seperti mencetak, memindai, dan mengirim faks. Ideal untuk kantor modern dengan kebutuhan dokumen yang beragam.

Tips: Pilih mesin multifungsi jika Anda menginginkan fleksibilitas, namun pastikan fitur yang ada benar-benar akan digunakan.

 

  • Detail Gambar Harus Jelas: Cetak dokumen dengan gambar, grafik, atau foto. Gambar berkualitas baik harus memiliki gradasi warna yang halus dan tidak tampak pecah (pixelated).
  • Perbandingan Kontras: Hasil cetak yang berkualitas mampu menangani kontras dengan baik, di mana bagian yang terang tetap jelas, dan bagian gelap tetap tajam tanpa ada warna yang hilang.

  • Kualitas Warna (Untuk Mesin Fotocopy Warna)

    • Akurasi Warna: Cetak dokumen dengan berbagai warna. Warna yang dicetak harus akurat dan sesuai dengan gambar aslinya. Misalnya, warna merah harus tampil sebagai merah yang cerah, bukan kecoklatan atau kusam.
    • Konsistensi Warna: Pastikan warna tetap konsisten di seluruh halaman, tidak memudar di bagian tertentu. Jika warna terlihat tidak rata, ini mungkin disebabkan oleh masalah pada cartridge toner atau setting color balance yang tidak tepat.

Kesimpulan pada artikel ini

Panduan Membeli Mesin Fotocopy

Dengan mempertimbangkan semua faktor di atas, Anda akan dapat memilih mesin fotocopy yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Semoga informasi ini bermanfaat! Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk bertanya pada kami

Contact us
error: Content is protected !!